For mange virksomheter er hjemmekontoret kommet for å bli og mange ledere må finne nye løsninger for å opprettholde konkurransekraft, samhold og innsatsvilje fra nye plattformer. Mandag 25. februar inviterte Næringsforeningen i Tromsøregionen i samarbeid med Vesir til et webinar om ledelse fra hjemmekontoret. Vesir har jobbet tett på bedriftsledere og bedrifter som har måttet snu seg om da koronapandemien traff oss med full kraft. Her er deres tips til hvordan du burde prioritere for å mestre ledelse fra hjemmekontoret.
Ett av de pedagogiske verktøyene Vesir har brukt er Maslows behovspyramide, tilpasset digital ledelse. Grovt sagt kan vi si at tre dimensjoner må være på plass for at vi skal trekke i samme retning og bruke ressursene klokest mulig; Den essensielle, den funksjonelle og den emosjonelle. Den essensielle er en felles og overordnet forståelse av meningen med organisasjonens eksistens og målet dere arbeider mot. Den funksjonelle peker på effektive arbeidsprosesser og bruk av virksomhetens ressurser på en slik måte at medarbeidernes kompetanse og egenskaper kommer til sin beste rett. Den emosjonelle handler om opplevelse av mening, mestring og tilhørighet på arbeidsplassen.
Fysiologiske behov: Teknologisk plattform og kompetanse
Gode arbeidsverktøy og stabile nettverk er en forutsetning for å kunne jobbe komfortabelt og effektivt fra hjemmekontoret. Bestem dere for en plattform, om det er TEAMS, Zoom eller andre, og konsentrer dere om å bli best mulig på denne. Verktøy er en ting, trygghet til å bruke dem er vel så viktig. Sørg for at alle opplever å ha nødvendig kompetanse for å bruke de teknologiske plattformene. Tenk også datasikkerhet, bedriftens informasjon representerer både deres kapital og omdømme.
Trygghet: Strukturering av den nye hverdagen
Tydelighet og struktur er aldri så viktig som i uoversiktlige tider. Men husk at nå er ikke tiden for kontroll og oppgavestyring, men å vise tillit til at medarbeiderne selv finner sin vei til målet. Vær klar og konsistent på det sentrale budskapet: Hva skal vi oppnå, hvorfor skal vi oppnå det og hvordan skal vi gjøre det. Definer hvilke arenaer dere trenger ekstern og internt, og hvilke spilleregler som gjelder på de respektive arenaene. Hva kreves av forberedelser, leveranse og deltakelse? Klok og økonomisk møteledelse er viktigere enn noensinne. Det er også dokumenter. Hvis det ikke er noe å dokumentere, hvilken hensikt hadde egentlig møtet?
Sosiale behov: Funksjonell og emosjonell tilrettelegging
Den viktigste verdien i enhver virksomhet er menneskene som jobber der. Tenk nøye igjennom hvordan du som leder kan tilrettelegge for at medarbeiderne kan oppleve å bruke seg selv på best mulig måte. Lag deg gjerne et sosiogram/relasjonskart for å kartlegge forholdet ditt til de ansatte, og bruk det som et utgangspunkt for å bli kjent med den enkeltes rammebetingelser og opplevelse av hverdagen. På hjemmekontoret kan det være vanskelig å skille mellom den private og profesjonelle sfæren, og aldri har det vært mer rettferdig å behandle folk ulikt ut fra deres spesielle situasjon. Vær tydelig på at det er et felles ansvar å løfte hverandre opp. En verdiøkende kollega er en som utfører sine oppgaver, men samtidig evner å holde fokus på trivsel og bidrar til at hele teamet styrkes.
Legg til rette for utvikling av fremtidens kompetanse. Grunnleggende digital kompetanse vil i økende grad utgjøre en forutsetning for å mestre fremtidens arbeidsliv. Teknologi vil utgjøre en stadig viktigere del av livet vårt, og forårsake at yrker forsvinner og nye kommer til. Kunstig intelligens vil benyttes i stadig økende grad, og skyve den menneskelige arbeidskraften lenger ut i verdikjeden. Kompetanse som ikke kan automatiseres vil kjennetegne vinnerne i fremtidens arbeidsliv. Meta-kompetanse brukes ofte som betegnelse på situasjonstilpasset kompetanse, og omhandler evnen til analyse, kreativitet, fleksibilitet utvikles gjennom holdninger og handlinger. Digital team- og kulturutvikling krever at vi tenker over hvem vi vil være og hvordan vi vil fremstå for omgivelsene og hverandre. Hvordan viser vi hverandre interesse og bekrefter hverandre på digitale plattformer? Hva er kleskodeksen, kan vi møte i joggedress fra et hjemmekontor med skittentøyskurven i bakgrunn? Som leder er du en premissleverandør. Bestreb deg på å være tydelig på sak og raus på medmenneskelighet, sett trivsel og arbeidsglede på dagsorden, hurtig læring og beslutningstaking tilpasset konteksten det opereres i.
Respekt og annerkjennelse: Digital team- og kulturutvikling
Kultur skapes også. Innfør gjerne små konkurranser for å fremme fysisk aktivitet eller «unyttige» quiz. En digital lønningspils trenger ikke å referatføres. Vi har alle et behov for å bli sett og anerkjent. Vi trenger å oppleve at kompetansen vår blir tatt på alvor, å bli vist tillit gjennom frihet i oppgaveløsning og føle å være en del av et felleskap. En god kultur limer gode medarbeidere til bedriften.
Selvrealisering: Vekst og utvikling
Nå er vi øverst i Maslows behovshierarki. Vekst og utvikling i koronaens tid krever målrettet innsats og reorientering. Bruk energien på å tenke fremover, innta helikopterperspektivet og hold fokus på dagens og morgendagens handlingsrom. Konkretiser hva som er det viktigste å gripe fatt i akkurat nå. Gårsdagens planer har kun verdi dersom situasjonen er uforandret. Prioriter etter viktighet. Hva haster og er viktig? Hva haster ikke, men er likevel viktig? Fjern aktivitetene som ikke gir merverdi, verken for virksomheten eller menneskene som jobber der. Glem ikke det basale, hold fokus på kjernevirksomheten og pengestrømmene, det er likviditeten som holder virksomheten flytende. Se – og forsøk å forstå menneskene rundt deg. Medarbeiderne er din viktigste kapital. Det er vesentlig å huske i en tid der lønnskostnadene lett krever mer enn inntektene gir. Koronakonsekvensene gir store emosjonelle utfordringer for mange, med utrygghet og manglende oversikt. Da er toleranse og forståelse viktige lederegenskaper. De fleste leverer bedre når de blir sett i sin særegne situasjon. Undervurder aldri betydningen av meningsfullhet. Alle har et behov for å oppleve å utgjøre en forskjell.